I de flesta företag används AI redan varje dag, men på var sitt håll. Någon har byggt egna arbetsflöden, någon annan skriver mejl med hjälp av Copilot och de flesta provar när de hinner. Det fungerar för individen men inte för företaget. Så länge ingen har bestämt vad AI ska användas till, vem som får ändra ett arbetssätt och hur det följs upp, stannar det vid spridda experiment. Den övergången, från enskilt testande till ett arbetssätt som gäller alla, är ledningsgruppens jobb.
Utan ett uttalat fokus vet ingen vilka AI-initiativ som är viktiga. Då går det heller inte att prioritera eller följa upp dem.
Medarbetare uppmuntras att testa, men det är sällan tydligt vem som har mandat att göra om en process för hela avdelningen. Därför stannar de bra idéerna hos den som kom på dem.
Ett nytt arbetssätt kräver tid att öva in. Om kalendrarna redan är fulla behöver ledningen bestämma vad som får stå tillbaka under en period.
Ingen av de här tre frågorna kan besvaras längre ner i organisationen. Därför börjar vi med ledningsgruppen.
Vi tar besluten i den här ordningen, eftersom det första beslutet styr de fyra andra. Utan ett tydligt fokus går det inte att välja arbetssätt. Utan arbetssätt finns inget att följa upp.
Vad ska AI i första hand förbättra hos er? Det kan vara mer tid med kunderna, högre kvalitet i leveransen, kortare ledtider eller mindre administration. Ni väljer ett huvudfokus, så att alla andra beslut får något att luta sig mot.
Vilka tre till fem användningsområden ska gälla för alla i företaget? Det blir er gemensamma miniminivå, den som går att kommunicera, utbilda på och kräva.
Hur vet ni om det fungerar? Ni bestämmer vilka mått som kopplas till fokus och arbetssätt, vem som följer upp dem och hur ofta.
Ledningen äger riktning och budget. Men vem äger genomförandet i vardagen, med vilket mandat och hur mycket avsatt tid? Utan ett namn och en tid händer det sällan något.
Vad är tillåtet, vad är känsligt och vad är förbjudet? Vilka verktyg uppfyller era krav på informationssäkerhet och när ska en människa alltid granska resultatet? Ni lämnar rummet med en första version som går att använda direkt.
Ni jobbar inte själva. Vi förbereder, faciliterar och dokumenterar, så att ledningsgruppen kan lägga hela sin energi på att diskutera och besluta.
Vi börjar med ett förberedande samtal med den som beställer, oftast vd eller den som äger AI-frågan. Där går vi igenom var ni står i dag, vilka verktyg ni har och vilka frågor som skaver. Om ni vill skickar vi en kort enkät till deltagarna i förväg. Utifrån det tar vi fram underlag och de frågor som behöver upp på bordet. Om gruppen saknar en gemensam grund i vad AI faktiskt kan göra rekommenderar vi en grundutbildning först. Läs mer under paketen nedan.
Vi ställer frågorna, håller i tempot och ser till att gruppen kommer till beslut i stället för att fastna i diskussion. AI finns med i rummet som ett arbetsverktyg. Vi använder det för att ställa följdfrågor, utmana antaganden och visa perspektiv ni kanske inte tänkt på. Ni diskuterar, prioriterar och beslutar. Vi antecknar.
Allt ni beslutar dokumenteras av oss och sammanställs i ett beslutsunderlag som ni kan använda internt direkt. Beroende på paket innehåller det:
Vad som ingår efteråt beror på formatet. Efter en halvdag eller heldag får ni en uppföljningsrapport där vi sammanfattar besluten, vad vi såg i rummet och vad vi rekommenderar som nästa steg. Efter en heldag går vi dessutom igenom rapporten tillsammans i ett uppföljningsmöte. Kortformatet avslutas med en lista på återstående frågor och förslag på hur ni tar dem vidare. Vill ni ha fortsatt stöd, till exempel utbildning för resten av företaget eller hjälp med genomförandet, ser vi på det då.
Heldagen är formatet där ledningsgruppen fattar alla fem besluten. Halvdagen tar de fyra första och ger ett första utkast till spelregler. Kortformatet passar när ni vill ge AI-frågan en tydlig start i ett möte som redan är inbokat.
Passar när ledningsgruppen vill ge AI-frågan en tydlig start, till exempel som ett block i en kickoff eller ett ledningsgruppsmöte.
Passar när ledningsgruppen redan har en gemensam grund i AI och vill komma till beslut om fokus, arbetssätt, uppföljning och ägarskap.
Passar när ni vill lämna rummet med alla fem besluten fattade och en tydlig plan framåt. Grundutbildning för ledningen ingår, så alla har samma bild av vad AI kan göra innan besluten tas.
Har ni flera bolag, flera ledningsgrupper eller en större satsning där workshopen är ett steg av flera? Då anpassar vi upplägget. Ofta blir det en kombination av utbildning för hela företaget, workshop för ledningen och anpassade utbildningar per avdelning. Det upplägget kallar vi SPARK.
Har ni valt halvdags- eller kortformatet, men behöver en gemensam grund först? Då lägger vi en grundutbildning som ett eget steg innan workshopen. Utbildningen ger alla samma ordförråd och samma bild av vad AI kan och inte kan göra. Läs mer om våra utbildningar.
Här är tre exempel på hur uppdragen kan se ut, från ett block i en kickoff till en satsning för hela företaget. Vi har lett många fler ledningsgruppskickoffer i olika branscher, och allt går att skala upp och ner efter hur stor gruppen är och hur långt ni vill komma.
Ledningsgruppen ville ge AI en tydlig plats i sin årliga kickoff. Vi tog fram ett underlag byggt på deltagarnas egna arbetsuppgifter och ledde ett block där de 14 deltagarna fick en gemensam utgångspunkt och började prioritera. Gruppen gick därifrån med ett dokumenterat underlag att arbeta vidare med internt.
Revisionsbyrån avsatte två halvdagar av sin konferens på Gotland åt AI. Dag ett handlade om grunderna, dag två om deltagarnas egna arbetsflöden. Innan dagen var slut låg tolv nya idéer till affärsutvecklingsprojekt i chefens inkorg. Nästa steg är en heldagsworkshop med ledningsgruppen, anpassade utbildningar per avdelning och quick wins i vardagen. Ett exempel på SPARK, vår metod för att ta AI från test till arbetssätt. Läs mer om SPARK.
Uppdraget var att nå hela chefsledet på två dagar. Dag ett höll vi en föreläsning för 200 chefer om vad AI betyder för deras roll och vardag. Dag två körde vi workshops i högt tempo där chefer och ansvariga byggde sin egen personliga assistent i Google Gemini, kopplad till något som underlättar deras arbetsvecka. Föreläsning för att ge alla samma bild, workshop för att omsätta den i något som fungerar på måndag.
En bra workshop bygger på att rätt frågor kommer upp och att gruppen faktiskt beslutar. Vi på GrowingSmart förbereder underlaget, ställer de frågor som är svåra att ställa internt och håller ihop diskussionen fram till beslut. Vid större ledningsgrupper, flera bolag eller mer omfattande satsningar tar vi hjälp av andra experter i vårt nätverk. Målet är att ni ska kunna driva arbetet vidare på egen hand när vi gått.
Arbetar i gränslandet mellan generativ AI, film och ledarskap. Hjälper företag att förstå och tillämpa generativ AI. Kursansvarig på Berghs School of Communication.
Lång erfarenhet av att leda komplexa förändringsprocesser kopplade till strategisk förnyelse och AI-driven transformation. Verkar i gränslandet mellan teknik och människa.
Affärsjurist med över 20 års erfarenhet, medgrundare av Wisepoint och AddComply. Vägleder organisationer genom digital transformation med fokus på EU AI Act.
Experter som bygger AI-drivna agentprocesser och integrerar dem med era befintliga system för automatiserade, intelligenta arbetsflöden.
Experter inom teknisk SEO och Answer Engine Optimization som hjälper er bygga långsiktig digital synlighet i traditionella sökmotorer och i AI-drivna svarsmotorer.
Specialister inom IT-säkerhet som säkerställer att er AI-användning sker med rätt skyddsnivåer, riskhantering och efterlevnad av säkerhetskrav.
Boka tjugo minuter med Angelika. Hon ställer de frågor som behövs för att förstå er situation och storleken på ledningsgruppen, och återkommer sedan med ett förslag på upplägg och pris.